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Agrément
Le Comité d'agrément pour l'éducation médicale continue (CAÉMC)
Le rapport de visite d'agrément du CAÉMC
Lignes directrices pour la visite d'agrément
Les visites d'agrément durent généralement d'une journée et demie à deux jours.
Les visiteurs devraient prévoir une rencontre le soir précédant la visite afin de discuter du matériel préalable à la visite, des questions qu'ils prévoient poser et des personnes qui seraient les plus aptes à répondre à leurs questions. Aucun représentant de l'unité d'ÉMC / DPC n'assistera à cette rencontre. Dans le même ordre d'idées, les visiteurs devront se rencontrer dans la soirée suivant la première journée de la visite afin de revoir leur notes, de discuter des résultats et de planifier la réunion de bilan et le rapport. [Aucun événement social impliquant les visiteurs et le personnel de l'établissement faisant l'objet de la visite d'agrément (p. ex. diners et réceptions) ne devrait être prévu durant la visite.]
Des rencontres devraient être prévues avec les personnes suivantes, tout en reconnaissant le fait qu'il faudra faire preuve d'une certaine souplesse en fonction des structures organisationnelles et du travail de l'université ainsi que d'autres associations connexes à l'unité d'ÉMC. Il n'est pas nécessaire de suivre la liste de suggestions à la lettre. Tentez de déterminer quelles personnes peuvent fournir des renseignements pertinents à l'objectif global de l'unité, à l'organisation et à l'administration de l'unité à l'étendue de ses activités, à la planification et à la mise en œuvre de programmes pédagogiques de même qu'à la recherche et l'innovation.
- Doyen de la Faculté. Il s'agit toujours de la première et de la dernière entrevue. La première entrevue devrait durer entre 30 et 45 minutes. Prévoyez 45 minutes à la fin pour effectuer une récapitulation de la visite lorsque les visiteurs font rapport de leur résultats au doyen (et à la personne qu'il aura choisie pour assister également à la rencontre). (Obligatoire)
- Vice-doyen / directeur de l'ÉMC. Il s'agit normalement de la deuxième entrevue et elle devrait durer 60 minutes. (Obligatoire)
- Groupes de la Faculté
- Vice-doyens aux études médicales prédoctorales et postdoctorales et autres vide-doyens en éducation ou en recherche, au besoin.
- Représentants départementaux de l'ÉMC ou chefs de départements
- Comité de l'ÉMC (comité consultatif supérieur ou comité de direction)
- Directeurs de cours (à moins qu'ils ne fassent partie du Comité d'ÉMC)
- Personnes pouvant décrire les activités de recherche, les innovations ou les projets spéciaux se déroulant au sein de l'unité
- Personnel de l'unité
- Visite de l'unité et des installations
- Médecins apprenants
Autres rencontres pouvant être envisagées :
- Représentants d'autres unités qui collaborent avec l'unité (c.-à-d., perfectionnement des professeurs, bibliothèques, TI, etc.)
- Autres personnes ayant un lien avec l'unité. Il peut s'agir de représentants de la section provinciale du CMFC, des autorités réglementaires, du gouvernement, des représentants du Comité des prix et bourses du Collège royal, des régions sanitaires. Pensez à la nature de leur connaissance de l'unité et à ce qu'elles apporteront à la compréhension des visiteurs à l'égard de l'objectif global de l'unité, de l'organisation, des services éducatifs ou de recherche et d'innovation,.
- Personnes associées aux principales initiatives de l'unité qu'on désire faire connaître aux visiteurs en raison de leur nature innovatrice, de leur impact en matière de recherche et de leur perspective nationale/internationale.
Les rencontres peuvent avoir lieu en personne ou par l'entremise d'un appel conférence. Prévoyez suffisamment de temps pour permettre une bonne discussion (en général de 30 à 60 minutes). Le temps alloué peut varier en fonction du nombre de personnes prenant part à la rencontre ou de la pertinence du groupe à l'égard de l'unité ou de ses activités. Tout dépendant de la taille de l'établissement et du chevauchement d'attributions, il pourra s'avérer nécessaire d'effectuer des rencontres distinctes avec toutes les personnes susmentionnées.
Des pauses devraient être prévues régulièrement pour permettre aux visiteurs de repenser à ce qu'ils ont entendu, de comparer leurs notes et de se préparer pour la prochaine entrevue. Il devrait y avoir une période libre d'une heure immédiatement avant l'entrevue de clôture avec le doyen pour permettre la préparation de la séance de rétroaction.
Nature et transmission des documents
- Rapport d'auto-évaluation
Pour ce qui est des réponses aux questions, on encourage les rédacteurs à fournir une réponse sommaire d'un ou deux paragraphes ainsi que des renseignements d'accompagnement (en quantité limitée), le cas échéant, afin d'illustrer comment on traite de la question au sein de leur unité. Par exemple, faire référence à un plan d'affaires/stratégique constitue un moyen efficace de fournir l'énoncé de mission, les objectifs de l'unité, le diagramme organisationnel, les états financiers, etc.
Les facultés faisant l'objet d'une visite d'agrément devraient envoyer leur matériel préliminaire directement à l'AFMC afin qu'il soit distribué aux visiteurs. En outre, la faculté devrait conserver une copie de ces documents dans son bureau. Certaines facultés ont trouvé utile d'assembler le matériel dans une reliure à spirale souple et de le distribuer à tous ceux qui rencontreront les visiteurs.
- Rapport des visiteurs
Le Rapport des visiteurs devrait fournir suffisamment de renseignements pour permettre au CAÉMC de prendre une décision informée et indépendante concernant le statut d'agrément et le suivi approprié afin d'encourager l'amélioration constante de la qualité de l'ÉMC/ du DPC. Les rapports des visiteurs devraient brosser un bref tableau du contexte pour le CAÉMC. Autrement, on devrait se contenter de déterminer si oui ou non les critères d'évaluation sont respectés. Pour ce qui est des aspects de l'évaluation pour lesquels les critères sont satisfaits, aucune information supplémentaire ne sera nécessaire. Dans les cas où une faculté est jugée non conforme, partiellement conforme ou présentant une conformité exemplaire, les visiteurs devraient étayer leur position.
Une fois la visite terminée, les visiteurs devraient écrire leur rapport et l'envoyer à l'AFMC pour révision. L'AFMC l'enverra à son tour à la faculté pour révision. La révision effectuée par la faculté ne devrait porter que sur des éléments de fond ayant été mal compris ou sur les données non conformes aux faits. Après réception des éclaircissements fournis par la faculté ayant fait l'objet de la visite d'agrément, le rapport final devra être envoyé à l'AFMC pour le CAÉMC. Il incombera à l'AFMC de veiller à ce que la faculté obtienne une copie du rapport et des décisions/recommandations du CAÉMC dans un délai raisonnable.
Le modèle suivant se veut un guide général de présentation du rapport. Il n'a pas été élaboré afin d'être restrictif et si, de l'avis des visiteurs, le rapport devrait être organisé différemment pour brosser un tableau actuel des activités aux fins d'étude par le CAÉMC, ces derniers devraient se sentir libres de le modifier.
Titre : Rapport de la visite d'agrément de (nom de l'unité) de l'université de __________ effectuée le (date). Visiteurs : Noms, titres et affiliations Préambule : Aperçu général de la visite et historique de l'unité. Forces : Un bref aperçu des activités et des réalisations particulières marquant le caractère de l'unité et des personnes y contribuant de façon notable. Améliorations à apporter : Un bref aperçu des défis précis auxquels fait face l'unité et des secteurs sur lesquels elle devra se pencher pour améliorer son rendement global relativement à sa mission. Normes individuelles : Une série séquentielle de segments donnant : - La norme, telle qu'indiquée dans le Guide (p. ex. : 1.3 L'unité d'ÉMC / DPC a défini un processus d'évaluation continue pour veiller au respect de son plan et de ses objectifs stratégiques
- Un résumé narratif de la conformité à la norme
- Interprétation : p. ex., conformité partielle
Annexes : p. ex. : énoncé de mission, horaire de la visite, etc. Signatures des visiteurs - Décision et rapports précédents concernant l'agrément
Pour faciliter ses délibérations, on remettra au CAÉMC le rapport des visiteurs, le rapport de visite précédente et les décisions en découlant ainsi que les rapports de progression transmis dans l'intervalle et les décisions ayant été prises par la direction du CAÉMC.
Documents d'ordre général à soumettre
Outre les documents énumérés sous chacune des normes, l'unité d'ÉMC / DPC devrait soumettre les documents suivants :
Documents préliminaires à soumettre
A.1 Documentation
- Recommandations faites lors de la visite précédente, rapports intérimaires et liste des modifications apportées en réponse aux recommandations.
A.2 Réponses aux questions
- Quels sont les secteurs d'excellence du programme d'EMC mis en place par l'unité d'ÉMC / DPC?
- Quels sont les points à améliorer? Comment l'unité d'ÉMC / DPC prévoit-elle procéder à ces améliorations?
